Till dig som är förtroendevald inom Halmstads kommuns koncern
- information från kommunledningsförvaltningen
Nyhetsbrev nummer 7 den 5 oktober 2022
Information till dig som är aktuell för omval, nyval eller avslut i samband med mandatperiod 2022–2026
Du som är nyvald eller omvald Vi vill redan nu hälsa dig välkommen till ditt nya uppdrag! Vi ber dig notera datum för de obligatoriska utbildningar som arrangeras, samt ta del av de instruktioner och datum som anges för att du ska få tillgång till din läsplatta.
Du som avslutar ditt uppdrag Vi vill tacka dig för ditt uppdrag under denna mandatperiod! Här hittar du information om hur du avslutar ditt politiska uppdrag efter nuvarande mandatperiod.
Boka in! Introduktionsutbildningar för nyvald och omvald
Utbildningarna syftar till att ge dig förutsättningar att verka i din roll som förtroendevald samt till att fördjupa din kunskap i olika frågor. Nedan hittar du de datum som är klara för de obligatoriska introduktionsutbildningarna.
Under 2023 kommer du också att erbjudas fördjupningsutbildningar inom olika sakområden. Mer information och anmälan till alla utbildningar hittar du under hösten på www.halmstad.se/fortroendevald. Utöver de kommungemensamma utbildningarna kommer även introduktion erbjudas på respektive nämnd och bolag.
Introduktion för dig som blivit invald i kommunfullmäktige
Introduktionen för dig som blivit invald i kommunfullmäktige äger rum måndagen den 17 oktober mellan klockan 9 och klockan 12 i kommunfullmäktiges sessionssal i rådhuset. Anmäl dig till administration@halmstad.se. Ange även eventuell specialkost.
Introduktionen är obligatorisk för dig som blivit invald till kommunfullmäktige för första gången eller om du blivit omvald men medverkat vid färre än fem gånger tidigare. Även övriga omvalda förtroendevalda i kommunfullmäktige välkomnas varmt att delta i introduktionen.
Introduktionen kommer att ge svar på frågor som exempelvis: vilket uppdrag och ansvar har kommunfullmäktige, vilken typ av ärenden hanteras och varför, vad händer med ärenden före, under och efter sammanträdet, vilken roll har kommunfullmäktige i styrningen av kommunen, vilket ansvar har jag som ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige?
OM LÄSPLATTOR FÖR NYVALD OCH OMVALD
Nya läsplattor till alla förtroendevalda – för dig som är nyvald och omvald
För att du ska kunna utföra ditt uppdrag som förtroendevald får du låna en läsplatta under den tid som ditt förtroendeuppdrag pågår. Läsplattan är personlig och ska endast användas i ditt politiska uppdrag, inte i privat syfte.
Via läsplattan tar du del av digitala politiska handlingar samt hanterar din kommunala e-post. Även din kommunala e-post är personlig och ska enbart användas i ditt politiska uppdrag, inte i privat syfte.
Du får låna en iPad 64GB som är grundinstallerad med mobilt bredband, uppkopplad mot kommunens wifi och har de appar som är nödvändiga för att kunna utför ditt uppdrag.
Önskar du ladda ned andra appar i ditt uppdrag kan du välja de som finns under "Företagsportalen" på din läsplatta. I samband med att du får din läsplatta ska du godkänna en ansvarsförbindelse och genomgå en digital introduktion.
Byte av läsplatta – för omvald
Alla förtroendevalda, både nyvalda och omvalda, får en ny läsplatta inför den nya mandatperioden. Detta innebär att du som blir omvald ska lämna tillbaka din nuvarande läsplatta inklusive alla eventuella tillbehör och erhålla en ny läsplatta. IT-service kommer att systemåterställa din gamla läsplatta, varför det är viktigt att du raderar/sparar personlig information och säkerhetskopierar nödvändiga uppgifter innan återlämnandet.
Du ansvarar själv för att säkerhetskopiera bilder, anteckningar, filer, kontakter etc. som är viktiga för dig att behålla i ditt kommande uppdrag innan återlämning av läsplatta sker till IT-service. Videoguide för hur du säkerhetskopierar information hittar du på www.halmstad.se/fortroendevald.
Du som använt appen GoodReader behöver fundera kring vilka eventuella dokument i appen som ska säkerhetskopieras, då denna app inte kan användas framöver. IT-service kommer vid bytet av läsplatta hjälpa dig att spara ned dina kontakter på din nya läsplatta. Behöver du hjälp att säkerhetskopiera eventuella dokument från GoodReader uppmanas du att boka in en tid under perioden 5-12/10. Utgångspunkten är att så lite som möjligt ska föras över från den gamla till den nya läsplattan.
Du ansvar själv för att handlingar diarieförs innan återlämning av läsplattan. Är du osäker på om något ska diarieföras, kontakta berörd registrator i aktuell nämnd eller bolag.
Datum för hämtning och byte av läsplattor – för nyvald och omvald
Inlämning och utlämning av läsplatta sker i IT-services lokaler på Torsgatan 1.
OBS! Glöm inte att ta med legitimation och mobilt Bank-Id när du hämtar ut din läsplatta.
DU SOM INTE FORTSÄTTER SOM FÖRTROENDEVALD
Att göra för dig som inte fortsätter som förtroendevald kommande mandatperiod
Du ska lämna tillbaka tekniska hjälpmedel: läsplatta, mobil, dator och alla eventuella tillbehör till IT-service. Möjlighet att köpa ut din läsplatta eller annan utrustning kommer inte att finnas.
Se allra först till att diarieföra eventuella handlingar och radera/spara ner eventuell personlig information som kan finnas i den tekniska utrustning som du har lånat. IT-service kommer att systemåterställa all utrustning.
Tänk på att din kommunala e-postadress stängs.
Tänk på att sekretessuppgifter som du fått reda på under den tid du varit verksam som förtroendevald i Halmstads kommun inte får spridas, även efter att du avslutat ditt uppdrag.
Återlämning görs direkt till IT-service eller till din sekreterare så snart du fått besked om du ska fortsätta ditt uppdrag eller inte.
Deadline för återlämning är 31 januari 2023 för dig med uppdrag till och med 31 december 2022.
Deadline för återlämning är 30 april 2023 för dig med uppdrag till och med våren 2023.
SÄKERHET, SEKRETESS, E-POST OCH WEBBPLATS
Högre grad av säkerhet
På grund av höjda krav på IT-och informationssäkerhet i kommunen och mer anpassad teknik för uppdraget som förtroendevald gäller följande:
Har du ett förtroendeuppdrag i Region Halland kommer du erhålla en läsplatta från regionen kopplat till detta uppdrag. Kommunens läsplatta ska inte användas för detta uppdrag.
Är du anställd inom Halmstads kommun kommer du vid behov erhålla en läsplatta i ditt kommunala uppdrag och en läsplatta för ditt förtroendeuppdrag.
Förutom läsplattan ska även mobil och datorer bytas ut inför den nya mandatperioden. Information kring bytet för nyvalda och omvalda kommer att kommuniceras med berörda personer.
Sekretessförbindelse
I samband med utlämnande av läsplatta kommer du som förtroendevald att skriva på en sekretessförbindelse. Förbindelsen innebär att du försäkrar att du tagit del av information om bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen och förstått vad som gäller för dig utifrån ditt uppdrag
Kommunal e-postadress
När du börjar ditt uppdrag får du en kommunal e-postadress. Halmstads kommun skickar endast information till din kommunala e-postadress. Det är också din kommunala e-postadress vi lämnar ut om det är någon invånare som vill ta kontakt med dig. Det är därför viktigt att du löpande öppnar och läser din kommunala e-post. Det ingår i ditt uppdrag som förtroendevald att hålla dig informerad. Den kommunala e-postadressen ska du endast använda inom ramen för ditt politiska uppdrag, inte i privat syfte.
Webbplats för dig som förtroendevald
Webbplatsen för dig som förtroendevald, www.halmstad.se/fortroendevald är under utveckling och förväntas stå klar i början av oktober. Här samlas information som underlättar för dig i ditt uppdrag som förtroendevald och här anmäler du dig till utbildningar.
KONTAKT
Frågor som rör utbildningar för förtroendevalda samt teknisk utrustning, vänligen kontakta kanslienheten via administration@halmstad.se.
Frågor som rör säkerhetskopiering av information på din läsplatta, vänligen ta del av instruktionsvideon på www.halmstad.se/fortroendevald. Annars kontakta IT-service på telefon 035-13 80 00.
KALENDER
5-12
OKT
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald till kommunfullmäktige. Du bokar själv in en tid för byte hos IT-service via 035‑13 75 00. OBS! Ange att du är förtroendevald.
13
OKT
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald till kommunfullmäktige. Öppet Hus kl 16.00-21.00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
14
OKT
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald till kommunfullmäktige. Öppet Hus kl 08.00-17.00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
15
OKT
Kommunfullmäktige påbörjar sin nya mandatperiod.
17
OKT
Förmiddagen: Obligatorisk introduktion för alla nya förtroendevalda (både ledamöter och ersättare).
Kl 14.00 Kommunfullmäktige sammanträder och väljer sitt presidium, kommunstyrelsen, kommunråd, krisledningsnämnd och kommunrevision. Följ sammanträdet i direktsändning.
Kommunstyrelsen påbörjar sin nya mandatperiod när protokollet från kommunfullmäktiges sammanträde 17 oktober är justerat.
24
OKT
Kommunstyrelsen sammanträder och väljer sina utskott. Introduktioner startar i kommunstyrelsen och därefter i utskotten från 8 november.
24
NOV
Kommunfullmäktige sammanträder och väljer nämnder och styrelser.
6
DEC
Kommunstyrelsen sammanträder och genomför val till stiftelser och råd.
9
DEC
Del 1 (av 2) i den obligatoriska introduktionsutbildningen för alla ordföranden och vice ordförande. Koncernledningen (det vill säga förvaltningschefer, bolagschefer och direktörer) medverkar.
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald i kommunrevision, nämnder och råd. Öppet Hus kl 08.00-17.00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
1
JAN
2023
Nämnder påbörjar sin nya mandatperiod.
10
JAN
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald i kommunrevision, nämnder och råd. Öppet Hus kl 16:00-21:00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
13
JAN
Obligatorisk gemensam Kick-off dag för alla förtroendevalda i kommunkoncernen. Heldag.
16
JAN
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald i kommunrevision, nämnder och råd. Öppet Hus kl 08.00-17.00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
20
JAN
Del 2 (av 2) i den obligatoriska introduktionsutbildningen för alla ordföranden och vice ordförande.
27
JAN
Obligatoriskt nämndsutbildning för alla förtroendevalda i nämnderna.
31
JAN
Deadline för återlämning av IT-utrustning för dig med uppdrag till och med 31 december 2022.
2
FEB
Obligatorisk bolagskonferens för ledamöter i styrelserna.
17
MARS
Inlämning och uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald i bolagsstyrelser. Öppet Hus kl 08.00-17.00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
24
MARS
Inlämning/uthämtning av IT-utrustning för dig som är omvald eller nyvald i bolagsstyrelser. Öppet Hus kl 08.00-17.00 hos IT-service på Torsgatan 1. Förbokning behövs ej.
30
APRIL
Deadline för återlämning av IT-utrustning för dig med uppdrag till och med våren 2023.
2023
Bolagsstyrelser påbörjar sin nya mandatperiod på årsstämman 2023.
Obligatorisk styrelseutbildning för ledamöter i styrelserna arrangeras under våren 2023.
Obligatorisk introduktionsutbildning för alla förtroendevalda med uppdrag som revisorer och ombud sker under våren 2023.
Fördjupningsutbildningar inom olika sakområden kommer att erbjudas under hela 2023.